Loi ALUR & RGPD : ce que vous pouvez (et ne pouvez pas) demander

Le décret du 5 novembre 2015 fixe la liste limitative des pièces qu’un bailleur peut exiger ; toute pièce hors de cette liste est interdite, et les données collectées doivent être traitées selon le RGPD : minimisation, durée limitée, sécurité et droit à l’effacement.

Les pièces que vous POUVEZ demander

Le cadre légal autorise quatre familles de justificatifs. Vous pouvez demander, au choix dans chaque famille :

Une pièce d’identité en cours de validité comportant la photographie et la signature du titulaire.
Un justificatif de domicile : trois dernières quittances de loyer, ou attestation d’hébergement, ou dernier avis de taxe foncière.
Un ou plusieurs justificatifs d’activité professionnelle : contrat de travail, carte professionnelle, ou attestation d’employeur.
Un ou plusieurs justificatifs de ressources : bulletins de salaire, avis d’imposition, justificatif de versement de prestations, etc.

Les mêmes règles s’appliquent au dossier du garant.

Les pièces que vous NE POUVEZ PAS demander

C’est ici que beaucoup de bailleurs se trompent, souvent de bonne foi. Sont notamment INTERDITS :

Une photographie d’identité (hors celle de la pièce d’identité officielle).
La carte Vitale ou toute information relative à la santé.
Une copie de relevé de compte bancaire ou un relevé d’identité bancaire (RIB).
Un extrait de casier judiciaire.
Une attestation d’absence de crédit ou de bonne tenue de compte.
Un contrat de mariage, un certificat de concubinage, un jugement de divorce (hors pension).
Une autorisation de prélèvement automatique.

Réclamer l’une de ces pièces vous expose à une amende administrative, et envoie un mauvais signal au candidat.

Le RGPD : ce que vous devez aux candidats

Recueillir des dossiers, c’est traiter des données personnelles. Quatre principes simples vous mettent en conformité :

Minimisation

Ne collectez que ce qui est strictement nécessaire à la décision. Pas de pièce « au cas où ».

Durée de conservation limitée

Les dossiers des candidats NON retenus doivent être supprimés rapidement après la décision. Seul le dossier du locataire retenu est conservé, le temps du bail et des obligations légales.

Sécurité

Les dossiers contiennent des données sensibles. Ils doivent être stockés de façon sécurisée — pas dans une boîte e-mail partagée ou un drive ouvert.

Droits des personnes

Chaque candidat peut demander l’accès à ses données, leur rectification ou leur suppression. Vous devez pouvoir y répondre.

Comment une plateforme conforme vous simplifie tout ça

Gérer manuellement ces obligations est lourd et risqué. Une plateforme comme Kyorah applique ces règles par défaut : seules les pièces autorisées sont demandées, les données sont hébergées en Europe et chiffrées, les dossiers non retenus expirent automatiquement, et le candidat garde le contrôle des accès à son dossier. Vous restez conforme sans y penser.

L’essentiel à retenir

CHECKLIST :

Ne demander que les pièces des quatre familles autorisées.
Ne jamais réclamer une pièce interdite (RIB, Vitale, casier, photo, etc.).
Ne collecter que le strict nécessaire (minimisation).
Supprimer les dossiers des candidats non retenus après décision.
Stocker les dossiers de façon sécurisée, pas dans une boîte mail.
Permettre l’accès, la rectification et la suppression des données.

─────────────────────────── FAQ ───────────────────────────
(Chaque question en Titre H3, la réponse en paragraphe.)

Puis-je demander un RIB au candidat ?

Non. Le relevé d’identité bancaire ne fait pas partie des pièces autorisées et ne peut être exigé au stade de la candidature. Il pourra éventuellement être fourni après la signature du bail, pour la mise en place du paiement du loyer.

Combien de temps puis-je conserver les dossiers des candidats refusés ?

Le RGPD impose de ne pas conserver les données au-delà de la durée nécessaire. En pratique, les dossiers des candidats non retenus doivent être supprimés peu après la décision. Seul le dossier du locataire retenu est conservé.

Suis-je responsable si une agence ou un outil collecte ces données pour moi ?

Vous restez responsable du traitement. Il est donc essentiel de travailler avec des prestataires eux-mêmes conformes au RGPD, qui hébergent les données en Europe et appliquent ces règles par défaut.

Demander une pièce interdite est-il vraiment sanctionné ?

Oui. Le fait d’exiger une pièce ne figurant pas dans la liste autorisée peut être sanctionné par une amende administrative. Au-delà du risque, cela dégrade la confiance du candidat.

Comment sélectionner le bon dossier locataire pour mon bien

Sélectionner le bon dossier, c’est définir vos critères à l’avance, vérifier la cohérence et l’authenticité des pièces, comparer les candidats sur la même grille, et décider sans céder ni à la précipitation ni aux biais.

Définissez vos critères avant de recevoir les dossiers

La première erreur est de juger au fil de l’eau. Fixez vos critères en amont, pour comparer tout le monde à la même aune et éviter les décisions arbitraires (qui peuvent aussi être discriminatoires) :

Le niveau de revenus attendu, généralement autour de trois fois le loyer charges comprises.
Le type de contrat accepté : CDI, fonction publique, indépendant avec bilans, étudiant avec garant.
La nécessité ou non d’un garant, et le type de garantie accepté (garant physique, Visale, GLI).
Les pièces exigées, en restant dans le cadre strict autorisé par la loi.

Vérifiez la cohérence, pas seulement les montants

Un dossier peut afficher de bons revenus tout en étant fragile. La fiabilité se lit dans les recoupements :

Le salaire des bulletins correspond-il à l’avis d’imposition ?
Le nom et l’adresse sont-ils identiques sur toutes les pièces ?
Les dates sont-elles cohérentes (ancienneté, période des bulletins) ?
L’employeur indiqué existe-t-il réellement et confirme-t-il l’emploi ?

Ces vérifications manuelles prennent du temps. C’est précisément ce que l’analyse automatisée d’un outil comme Kyorah accélère, en signalant les incohérences et les pièces manquantes.

Repérez les faux documents

La fraude documentaire existe : bulletins retouchés, avis d’imposition générés par des sites frauduleux, fausses attestations d’employeur. Quelques signaux d’alerte :

Des polices ou des alignements irréguliers sur un bulletin de salaire.
Un numéro fiscal ou un référence d’avis qui ne se vérifie pas auprès de l’administration.
Des montants ronds, trop parfaits, ou un net qui ne colle pas aux cotisations affichées.

La vérification automatisée change la donne

Contrôler l’authenticité à l’œil nu est difficile et chronophage. Une plateforme de sélection vérifie les sources officielles et détecte les altérations, ce qui sécurise votre décision sans y passer vos soirées.

Comparez les candidats sur une même grille

Plutôt que de relire chaque dossier isolément, alignez les candidatures sur vos critères : revenus, stabilité, complétude, garanties. Une vue comparative fait ressortir le meilleur profil objectivement — et vous protège en cas de contestation, car la décision repose sur des éléments factuels.

Relancez et décidez sans échanges d’e-mails interminables

Une fois le dossier choisi, la rapidité fait la différence : les bons candidats partent vite. Pouvoir relancer un dossier incomplet, demander une pièce ou proposer une visite en quelques clics — sans chaîne d’e-mails — raccourcit le délai entre la candidature et la signature. C’est aussi une meilleure expérience pour le candidat, qui garde une bonne image de votre bien et de votre agence.

Respectez le cadre légal

Sélectionner ne veut pas dire tout demander. La loi interdit certaines pièces (RIB, carte Vitale, casier judiciaire, photo hors pièce d’identité…) et vous oblige à protéger les données des candidats (RGPD) : ne collectez que le nécessaire, conservez-les le temps utile, et permettez leur suppression. Un process conforme vous protège juridiquement autant qu’il rassure les candidats.

La méthode en bref

CHECKLIST :

Définir les critères de sélection avant de publier l’annonce.
Vérifier la cohérence des pièces, pas seulement les montants.
Contrôler l’authenticité des documents (idéalement de façon automatisée).
Comparer tous les candidats sur la même grille objective.
Relancer et décider rapidement, sans e-mails à rallonge.
Rester strictement dans le cadre légal et RGPD.

─────────────────────────── FAQ ───────────────────────────
(Dans WordPress, mettez chaque question en Titre H3 et la réponse en paragraphe.)

Combien de dossiers faut-il comparer avant de choisir ?

Il n’y a pas de nombre idéal. Mieux vaut quelques dossiers complets et vérifiés qu’une vingtaine de candidatures partielles. L’important est d’appliquer les mêmes critères à tous.

Puis-je refuser un dossier sans justification ?

Vous pouvez choisir librement votre locataire, mais le refus ne doit jamais reposer sur un critère discriminatoire (origine, situation familiale, etc.). S’appuyer sur des critères objectifs et documentés vous protège.

Comment éviter de perdre un bon candidat ?

En décidant vite et en communiquant clairement. Les meilleurs dossiers reçoivent plusieurs réponses : une relance ou une proposition de visite en quelques clics évite qu’ils ne signent ailleurs.

Kyorah décide-t-il à ma place ?

Non. Kyorah vérifie, score et compare les dossiers pour vous faire gagner du temps, mais la décision finale vous appartient toujours.